Een takenlijst waarvan de helft al af is, wordt niet meer geopend
Bewaking van je verkoop werkt alleen als de lijst die eruit rolt klopt. Sluit automatisch elke taak zodra de deal hem heeft ingehaald, en sluit uitsluitend taken die het systeem zelf heeft aangemaakt.
Het echte lek zit niet bij nee
Bij een aanvraag die dagen tot weken loopt, gaat het zelden mis doordat iemand nee zegt. Het gaat mis doordat er niemand meer achteraan gaat. Daar zet je bewakingen op: geen inhoudelijk antwoord, drie dagen stil, een offerte die niet is nagebeld, een optie die verloopt.
En daar begint het volgende probleem
Die bewakingen maken taken aan. Het crm sluit ze niet, ook niet als de deal allang verder is. Wij telden zestig taken over elf deals, en het merendeel stond open terwijl het werk gedaan was. Een lijst die voor de helft uit ruis bestaat, wordt binnen twee weken niet meer geopend. En dan valt de hele bewaking om, precies op het moment dat je hem nodig hebt.
Wat een opruimer wél en niet mag
Automatisch sluiten is riskant: sluit je te veel, dan gooi je werk weg dat een mens had ingepland.
- sluit alleen taken die het systeem zelf heeft aangemaakt; je eigen aantekening blijft altijd staan
- sluit zodra de deal een fase verder is dan de taak veronderstelt
- tel post van no-reply-adressen en collega's onderling niet als klantreactie; op één dag was negentien van de twintig taken geen klant
De vraag om te stellen bij elk waarschuwingssysteem: wie kijkt hier over twee weken nog naar, en klopt wat hij dan ziet?